Planering ger rätt förutsättningar för en effektiv kommunikation i föreningen – centralt och lokalt
I föreningslivet finns ett behov av att koppla ihop hela organisationens digitala kommunikation i syfte att visa bredden och förenkla administrationen för sina lokalföreningar samt göra kommunikationen mer tillgänglig för både befintliga och presumtiva medlemmar.
Navet i kommunikationen är hemsidan som ofta kopplas till andra system som delas av hela organisationen, såsom medlems- och tävlingssystem, webbshop och kampanjsidor.
Planering - grunden till effektiv kommunikation
Sällan blir resultatet bra om man inte först har en plan. Att skriva strategier kan ta mycket tid - och tid är något som man ofta känner brist av. Men den tiden man lägger på strategi och planering, får man igen i tid senare i processen. Dessutom blir resultatet bättre. Trots att många sitter med komplexa system och omfattande kanaler såsom informationstunga hemsidor och flera sociala kanaler, behöver inte strategiarbetet bli komplext. Ofta blir det komplexa enkelt när man lyfter blicken och kartlägger en helhet.
Digital kommunikation kan förenkla jobbet för personerna bakom spakarna. Med smarta lösningar och kopplingar mellan system kan ni ta ett stort kliv i er digitala utveckling och göra kommunikationen smartare, effektivare och mer användarvänlig.
Fem tips för att uppnå den digitala drömmen
1. Kartlägg ett nuläge - vilka system och kanaler finns det? Hur hänger de ihop? Rita en karta!
2. Identifiera behov - uppfyller kartan era behov och vad behövs för att göra jobbet enklare?
3. Gör en förstudie - kartläggning utifrån ett önskat läge. Att ställa krav är svårt. Men med en tydlig kravspecifikation som tas fram i en förstudie, kommer era system motsvara era förväntningar bättre, dialogen med utvecklare och leverantörer effektivare och intern förankring enklare.
4. Upphandla - be om hjälp att uppnå era mål. Hitta lösningar och leverantörer som kan leva upp till era krav. Bra relationer till leverantören och förtroende för arbetssätt och system väger tyngre än prislappen. Med det sagt, ta inte alltid den billigaste lösningen - det kan kosta mer i slutändan. Lägg istället vikten på vilken leverantör som passar er bäst i arbetssätt, dialog och problemlösning.
5. Utveckla - förverkliga drömmen. Om alla tidigare steg är gjorda är det dags att skörda frukten och utvecklingsfasen kan bli ett sant nöje. Nu växer det ni har planerat för fram och snart kommer ni kunna visa för omvärlden en digital kommunikation som ligger i framkant. Beslutsfattarna och användarna kommer hylla er och ditt jobb blir mycket mycket lättare.
Skynda långsamt
När man lyckats måla upp det önskade läget för hela sin digitala kommunikation är det lätt att vilja åtgärda allt på en gång. Skynda långsamt! Utvecklingen kräver sin tid och det kan vara administrativt tungt att utveckla flera system samtidigt. Sätt en tidsplan och en prioritetsordning för varje system, så ni kan ta dem allt eftersom.
Se delen i en helhet
När ni utvecklar ett system, ta hänsyn till de andra systemen i kartläggningen och ta höjd för att de gamla systemen är kompatibla med det nya. Säkerställ att systemen kan integreras med varandra, via API:er eller andra integrationer. Här är det t ex bra att tänka på en single sign on för system som kräver inloggning. Se till att skapa bra lösningar för inloggning så användarna slipper olika konton med olika inloggningar.
Ofta är system utvecklade för att lösa ett problem. CRM-system hanterar persondata, CMS hanterar innehåll för extern kommunikation, kurs- och tävlingssystem hanterar anmälningar, betalningar och återrapportering. Vår erfarenhet är att det är bättre att ta fram olika system för specifika syften än att försöka bygga in flera användningsområden i samma system.
Lägg inte alla ägg i samma korg
Ofta är system utvecklade för att lösa ett problem. CRM-system hanterar persondata, CMS hanterar innehåll för extern kommunikation, kurs- och tävlingssystem hanterar anmälningar, betalningar och återrapportering. Vår erfarenhet är att det är bättre att ta fram olika system för specifika syften än att försöka bygga in flera användningsområden i samma system. De allra flesta system är idag utvecklade för att integreras med andra. Ställ detta som krav i förstudien. Om systemet ni vill ha inte uppfyller detta - välj ett annat.
Räds inte att ta in extern hjälp
Ibland har man behov av hjälp med hela resan. Kanske finns varken erfarenheten eller tiden att göra något av detta helt själv. Då finns det hjälp att få. Det kan finnas fördelar med att ta hjälp av konsulter även i planeringsfasen. Det behöver inte vara den som sedan utvecklar systemet, men det finns fördelar att använda en byrå som kan hela processen. Det har man sedan igen i utvecklingsfasen - då byrån eller konsulten redan har inblick i arbetet. Här finns det också ekonomiska aspekter. Prislappen för konsulter kan ibland vara avskräckande, men man glömmer den tiden som den egna personalen behöver lägga på samma arbetsinsats.
