Slik håndterer Sandefjord og Kongsberg tusenvis av påmeldinger til Sommerskole

Løsningen ble utviklet i samarbeid med Sandefjord kommune. Kommunen ønsket et enkelt verktøy for å håndtere kurs og ikke minst administrasjon av deltakere. Som i så mange andre kommuner vi har snakket med, var typiske verktøy en arbeidskrevende miks av mail og Exel, og krevde mye unødvendig tid og frustrasjon både for deltakere og de som skulle administrere kursene.

Sandefjord hadde først og fremst interne kurs og arrangementer i tankene da løsningen ble utviklet, men det ble tatt høyde for å kunne skille mellom interne og offentlig tilgjengelige kurs. Dermed var bordet dekket da kommunen på kort tid snudde seg rundt og organiserte Sommerfjordskolen og hadde behov for å administrere påmelding og deltakelse fra mange hundre barn og unge.

Slik løser kommunene påmelding

Tilgjengeliggjøring av kurs på aktuelle flater er en viktig del av løsningen. Kurs-løsningen kommer med integrert verktøy for oppsett av kursoversikter som såkalte widgets. Disse kan enkelt plugges inn på ønskede nettsider. For å komme raskt til målet tilpasset Sandefjord en ferdig webløsning Innocode tilbyr til dette formålet. Her finner innbyggere aktuelle kurs for ulike grupper eller aktivitetstyper. Resultatet finnes på sommerfjordskolen.no

Kursoversiktene vil alltid være oppdaterte med riktig kurs for målgruppe eller tema og vil endre seg dersom andministrator legger inn nye kurs, eller gjør endringer i kursdato eller informasjon. I eksemplet under henter denne oversikten aktuelle kurs for uke 25 som gjelder målgruppen 3. trinn. 

Slik fungerer det for brukerne

Brukerne kan orientere seg i de ulike tilbudene. Informasjon og påmelding finnes på samme side. Ved behov kan påmeldingsskjemaet utformes spesielt for hvert kurs, eller man kan benytte et kurs som en mal for alle kurs som opprettes i løsningen. Ved behov kan ulike dokumenter tilgjengeliggjøres sammen med kursinformasjonen, men i praksis ser vi at informasjonen legges rett inn i kursbeskrivelsen for de ulike kursene.

For å gi brukere bedre inntrykk av de ulike kursene, kan man legge enn et eller flere bilder til hvert kurs. Kursplakaten gir også brukeren informasjon om antall plasser og antall ledige plasser. Påmelding skjer ved å scrolle ned på siden eller klikke på påmeldingsknappen.

Så snart brukeren har fyllt ut skjemaet og godkjent eventuelle vilkår, vil løsningen sende ut en bekreftelsesmail og liste påmeldingen i administrasjonssystemet. Alle mailene fra løsningen går ut med kommunen som avsender med farger og logoer tilpasset kommunen. Eposten inneholder en kryptert lenke som gir direkte tilgang til det aktuelle kurset og det utfyllte påmeldingsskjemaet. Her kan brukeren finne tilbake til informasjon om kurset, og eventuelt gjøre endringer i opplysninger eller melde seg av. Dersom administrator gjør endringer i kursinformasjon, vil dette automatisk oppdateres på denne siden. Her fra bekreftelsesmail Kongsberg sender ut til sine brukere:

Nå kan administrator ha full oversikt over påmeldte til hvert enkelt kurs. Man kan ved behov sende melding til enkeltbrukere eller til ulike grupper basert på påmeldingssatus. Her fra verktøyet for utsendelse av meldinger til ulike grupper. Mailen som sendes ut vil inneholde den aktuelle teksten, sammen med informasjon om hvilket arrangement det gjelder og lenke til kursoversikt og påmeldingsskjema. 

Slik løser kommunene uttrekk av deltakere

Sandefjord kommune tillater foreldre til å melde barna på tre ulike kurs for å sikre at så mange som mulig får plass på et kurs. For å filtrere ut eventuelle dubletter og holde oversikt over at barn kun får tilbud om et kurs, benyttes eksport til Exel. Alle påmeldingslister samles slik at det kan gjøres tilfeldige uttrekk og eventuell sjekk mot dubletter. På bakgrunn av endelige lister vil de som får plass få beskjed i det kursadministrator endrer status fra “Ventende” til “Bekreftet”. Også denne mailen vil gå ut med lenke til informasjon og påmeldingsskjema.Excel-Skjemaet kan også tilpasses en egen versjon for kursholdere for enkel deltakerregistrering. 

Oversikt over resteplasser

Siden fordelingen av påmeldte varierer sterkt mellom ulike kurs, vil det være kurs som fremdeles har ledige plasser etter at hovedtildelingen er gjort. Disse kan enkelt samles i en egen oversikt ved å bruke verktøyet i løsningen. En egen tag på aktuelle kurs med f.eks “ledig plass”, vil oppdatere alle oversikter til bare å vise slike kurs.

Erfaringen viser vei for videre utvikling

Erfaringen så langt viser at påmeldinger fra tusenvis av barn har gått knirkefritt. Sandefjord kommune har også integrert løsningen i innbyggerappen Innocode leverer, noe som har gjort det enda enklere å nå frem med tilbudet til aktuelle målgrupper. Slike pilotprosjekter gir uvurderlig erfaring og innsikt i behov og funksjoner som kan gjøre løsningen enda mer funksjonell for håndtering av så store arrangementer. Etter avvikling av årets sommerskole vil vi oppsummere erfaringene og bruke disse for å kunne tilby enda enklere og mer automatisert administrasjon.