Planlegging gir de rette forutsetninger for effektiv kommunikasjon i organisasjonen – sentralt og lokalt
I organisasjonslivet er det et behov for å knytte sammen hele organisasjonens digitale kommunikasjon. Dette for å vise bredden og forenkle administrasjonen for lokalforeninger, samtidig som man gjør kommunikasjonen mer tilgjengelig, både eksisterende og potensielle nye medlemmer.
Nettsiden er som regel knutepunktet for kommunikasjonen. Denne er ofte knyttet til andre systemer som deles av hele organisasjonen, som for eksempel medlems- og konkurransesystem, nettbutikker og kampanjesider.
Planlegging – grunnlaget for effektiv kommunikasjon
Resultatet blir sjelden bra om du ikke har en plan først. Å skrive strategier kan ta mye tid – og tid er jo ofte en mangelvare. Men, den tiden du bruker på strategi og planlegging, kommer du til å ta igjen senere i prosessen. I tillegg blir resultatet bedre. Selv om mange organisasjoner har komplekse systemer og omfattende kanaler, som informasjonstunge hjemmesider og flere sosiale kanaler, trenger ikke strategiarbeidet å være komplekst. Ofte blir det komplekse enklere om du løfter blikket og kartlegger helheten.
Digital kommunikasjon kan forenkle jobben. Med smarte løsninger og koblinger mellom systemer kan du ta et stort skritt i din digitale utvikling: Gjør kommunikasjonen smartere, mer effektiv og mer brukervennlig.
5 tips for å oppnå den digitale drømmen
1. Kartlegg dagens situasjon – hvilke systemer og kanaler har dere nå? Hvordan passer de sammen? Tegn et kart!
2. Identifiser behovene – oppfyller kartet dine behov, og hva er nødvendig for å gjøre jobben enklere?
3. Gjør en forstudie – basert på ditt kartlagte ønsket senario. Det kan være vanskelig å stille krav. Men med en tydelig og klar kravspesifikasjon, altså dine funn i fra forstudie, vil systemene oppfylle dine forventinger bedre, dialogen med utviklere og leverandører blir mer effektivt, og intern forankring blir enklere.
4. Invester i støtte – be om hjelp til å nå målene dine. Finn løsninger og leverandører som oppfyller krave dine. Gode relasjoner til leverandøren, tillitt til arbeidsmetoder og systemer, oppveier prislappen. Det er ikke nødvendigvis slik at den billigste løsningen faktisk er billigst – det kan koste mer til slutt. Istedenfor, vektlegg hvilken leverandør som passer deg best, ut ifra arbeidsmåter, dialog og problemløsning.
5. Utvikle – gjør drømmen virkelig. Når alle tidligere trinn er gjort, er det nå på tide å høste frukter og utviklingsfasen kan bli en sann glede. Nå vokser det du har planlagt fram, og snart kan du vise omverdenen en digital kommunikasjon som ligger i fremkant. Beslutningstaker og brukerne kommer til å takke deg, og ditt arbeid blir mye lettere.
Skynde deg langsomt
Når du har klart å kartlegge ønsket mål for din digitale kommunikasjon, er det lett å tenke at du skal fikse alt på én gang. Skynde deg langsomt! Utviklingen krever tid, og det kan være administrativt tungt å utvikle flere systemer samtidig. Sett en tidsplan og en prioriteringsliste for hvert system, slik at du kan ta det stegvis.
Se delene i en helhet
Når du utvikler et system, ta hensyn til de andre systemene i kartleggingen. Påse at de gamle systemene er kompatible med det nye. Pass på at systemene kan integreres med hverandre, via API-er eller andre integrasjoner. Sørg for eksempel for at det lages et enkelt innloggingssystem: Gode innloggingsløsninger slik at brukerne slipper flere kontoer med forskjellige innlogginger.
Vår erfaring er at det er bedre å utvikle ulike systemer for spesifikke formål, enn å prøve å bygge flere applikasjoner inn i ett og samme system.
Legg ikke alle eggene i samme kurv
Ofte er systemer utviklet for å løse ett problem. CRM-system håndterer personopplysninger, CMS administrerer innhold for ekstern kommunikasjon, kurs- og konkurransesystem håndterer påmeldinger, betalinger og tilbakemeldinger. Vår erfaring er at det er bedre å utvikle ulike systemer for spesifikke formål, enn å prøve å bygge flere applikasjoner inn i ett og samme system. De aller fleste systemer er i dag utviklet for å integreres med andre. Sett dette som krav i forstudiet. Hvis systemet du ønsker ikke oppfyller dette – velg et annet.
Ikke være redd for å ta inn ekstern hjelp
Noen ganger trenger du støtte på hele reisen. Kanskje har du verken erfaring eller tid til å gjøre noe av dette helt alene. Da er det hjelp å få. Det kan være en fordel å få hjelp fra konsulenter, også i planleggingsfasen. Det trenger ikke være den som skal utvikle systemet, men det er fordeler å bruke et byrå som kjenner hele prosessen. Dette gjøres igjen i utviklingsfasen – når byrået eller konsulenten allerede har innsikt i arbeidet. Det er også økonomiske aspekter her. Prislappen for konsulenter kan noen ganger være avskrekkende, men husk: Det er fort gjort å glemme den tiden du og ditt eget personal trenger for å gjøre den samme innsatsen.
